Kamis, 11 April 2013

Pengawasan dalam Manajemen


BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajeman suatu organisasi.  Fungsi kelima dari seorang pemimpin ini merupakan fungsi setiap manejer yang terakhir,  setelah fungsi merencanakan, mengorganisasi, menyusun tenaga kerja, dan memberi perintah. Fungsi ini merupakan fungsi pimpinan yang berhubungan dengan usaha menyelamatkan jalannya perusahaan ke arah pulau cita-cita, yakni kepada tujuan yang telah direncanakan.
Melakukan suatu tugas, akan baik bila seseorang yang melaksanakan tugas itu mengerti arti dan tujuan dari tugas yang dilaksanakan. Demikian pula seorang pemimpin yang melakukan pengawasan, haruslah sungguh-sungguh mengerti arti dan dan tujuan daripada pelaksanaan tugas pengawasan. Oleh karena itu, dalam bagian kedua bab ini, perlu dijelaskan arti dan tujuan pengawasan yang merupakan pedoman yang perlu diikuti agar pelaksanaan fungsi pengawasan itu dapat benar-benar merealisasi apa yang menjadi tujuannya. Menerapkan prinsip-prinsip pengawasan dengan baik, akan mengefektifkan pengawasan dalam pelaksanaannya.

B. Rumusan masalah
Pengertian pengawasan
Tipe-tipe pengawasan
Tahap-tahap dalam proses pengawasan
Pentingnya pengawasan
Perancangan proses pengawasan
Alat bantu pengawasan manajerial
Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif


BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Pengertian Pengawasan
Tak dapat disangkal bahwa masing-masing fungsi pimpinan berhubungan erat satu sama lain. Hal ini akan lebih jelas, bila kita ingat bahwa sesungguhnya fungsi manajerial yang lima itu, yakni merencanakan, pengorganisasian, penyusunan, memberi perintah dan pengawasan adalah prosedur atau urutan pelaksanaan dalam merealisasi tujuan badan usaha. Dan fungsi pengawasan memiliki hubungan dengan fungsi manajerial lainnya yaitu membantu penilaian apakah fungsi manajerial lainnya tersebut telah dilaksanakan secara efektif atau sebaliknya. Walaupun terdapat kenyataan demikian, umumnya para ahli lebih menonjolkan hubungan erat antara perencanaan, memberi perintah, dan pengawasan.
Perencanaan berhubungan erat dengan fungsi pengawasan karena dapat dikatakan rencana itulah sebagai standar atau alat pengawasan bagi pekerjaan yang sedang dikerjakan. Demikian pula fungsi pemberian perintah berhubungan erat dengan fungsi pengawasan karena sesungguhnya pengawasan itu merupakan follow up dari perintah-perintah yang sudah dikeluarkan. Apa yang sudah diperintah haruslah diawasi, agar apa yang diperintahkan itu benar-benar dilaksanakan.
Mengingat hubungan-hubungan erat antara ketiga fungsi tersebut, maka pengawasan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya, dan bila perlu mengoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Menurut Robert J. Mockler pengawasan manajemen adalah suatu usaha systematic untuk mmenerapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.
Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Sehingga dapat  disimpulkan pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Dan  bahwa dengan adanya pengawasan dalam manajemen maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Tanpa adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka perencanaan yang telah ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan baik. Sehingga tujuan yang diharapkan oleh perusahaan akan sulit terwujud.
2.2 Tipe-tipe pengawasan
Ada tiga tipe dasar pengawasan menurut T. Hani Handoko, yaitu :
Pengawasan Pendahuluan
Pengawasan ini dirancang untuk mengatisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan ini akan lebih efektif  bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan tujuan yang diinginkan.
Pengawasan “Concurrent”
Pengawasan ini, sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, scerrening control atau “berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dahulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan.
Pengawasan umpan balik (feedback control)
Pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan ditetapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

2.3 Tahap- tahap proses pengawasan
Proses pengawasan menurut T. Hani Handoko terdiri dari lima tahap, tahap- tahapannya adalah :
Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahapan pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “ patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi.
Tiga bentuk standar yang umum adalah :
1. Standar- standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencangkup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu  pekerjaan harus diselesaikan.
Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Hal ini memungkinkan manajer untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif.
Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat dan mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan. Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan :
Berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan?
Dalam bentuk apa ( what form) pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telephone?
 Siapa (who) yang akan terlibat – manajer, staf departemen?
 Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.
Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan system monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu :

1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan, baik lisan dan tulisan
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel.
Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal auditor) sebagai pelaksana pengukuran.
Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standard dan Analisa Penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai. Pembuatan keputusan menunjukkan bagaimana pentingnya hal ini untuk mengindentifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.
Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.
Tindakan koreksi mungkin berupa :
1. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
2. Mengubah pengukuran-pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti system pengukuran itu sendiri)
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpanga-penyimpangan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
1. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal ini berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
2.  Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
3. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
1. Mengukur hasil pekerjaan
2. Membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan)
3. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
2.4 Pentingnya Pengawasan
Kata “pengawasan” sering mempunyai konotasi yang tidak menyenangkan, karena dianggap akan mengancam kebebasan dan otonomi pribadi. Padahal organisasi sangat memerlukan pengawasan untuk menjamin tercapainya suatu tujuan. Sehingga tugas manajer adalah menemukan keseimbangan antara pengawasan organisasi dan kebebasan pribadi atau mencari tingkat pengawasan yang tepat. Pengawasan yang berlebihan akan menimbulkan birokrasi, mematikan kreatifitas, dan sebagainya, yang akhirnya merugikan organisasi sendiri. Sebaliknya pengawasan yang tidak mencukupi dapat menimbulkan pemborosan sumber daya dan membuat sulit pencapaian tujuan.
Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi. Faktor-faktor itu adalah : (Ibid., hal: 594-595)
1. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi secara terus menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru, dan sebagainya . Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan dan memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi. Semakin basar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus di awasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat; bermacam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negeri, perlu selalu dimonitor. Disamping itu organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi, dengan banyak agen-agen atau cabang-cabang penjualan dan kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang terpisah secara geografis, atau fasilitas-fasilitas penelitian yang tersebar luas. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3. Kesalahan-kesalahan. Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan, memesan barang atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah didiagnosa secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahanya tanggungjawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya dengan mengimplementasikan sistem pengawasan. Tanpa sistem tersebut, manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
2.5 Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman telah mengemukakan prosedur untuk penetapan sistem pengawasan. Pendekatannya terdiri atas lima langkah dasar yang dapat diterapakan untuk semua tipe kegiatan pengawasan:
1. Merumuskan hasil yang diinginkan. Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin.
2. Menetapkan penunjuk (predictors) hasil. Tujuan pengawasan selama sebelum dan selam kegiatan dilaksanakanadl agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya kegiatan pennyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan. Tugas penting manajer adalah merancang program pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak. Newman telah mengidentifikasikan apakah beberapa early warning predictors yang dapat membantu manajer memperkirakan apakah hasil yang diinginkan tercapai atau tidak, yaitu:
a. Pengukuran masukan.
b. Hasil-hasil pada tahap permulaan.
c. Gejala-gejala.
d. Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan.
Manajer juga perlu menggunakan hasil-hasil di waktu yang lalu untuk membuat perkiaraan siklus berikutnya.
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil. Penetapan standart untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan standart, manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadap penyimpangan besar.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik. Langkah keempat dalam perancangan suatu siklus pengawasan adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan pembandingan penunjuk terhadap standart.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standart, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil, dan kemudian mengambil tindakan.
2.6 Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1. Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2. Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4.  Tahap implementasi akhir.

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
3. Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4. Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

2.7 Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif
Pengawasan yang efektif didasarkan pada sisitem informasi manajemen yang efektif. sisitem informasi manajemen dapat ditetapkan sebagi metode formal yang memberikan informas yang dibutukan oleh manajer dalam melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Nilai informasi yang diberikan bergantung pada kualitas, kuwantitas dan relevansi data yang diberikan dengan kegiatan manejemen. Dan informasi yang dibutukan oleh manejer berbeda – beda bertgantung pada keadaan yang dibutuhkan. Pengawasan yang efektif harus melibatkan semua kalangan dan tingkatan manejer dari tingkt atas sampai tingkat bawa, dan kelompok – kelompok kerja konsep pengawasan efektif ini mengacu pada pengawasan mutu terpadu atau (TQC) total qualiti control.
Beberapa kondisi yang harus diperhatikan jika pengawasan ini dapat berfungsi efektif, antara lain:
1. Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan dan kriteria yang dipergunakan dalam system pendidikan, yaitu relevansi, efektifitas, efisiensi, dan produktifitas tujuan – tujuan pendidikan dalam berbagai tingkatan, mulai dari tujuan pendidikan nasional hingga tujuan tujuan mata pelajaran agar standar pengawasan pendidikan berjalan efektif dan efisien semua itu harus dipahami dan diterima oleh setiap anggota. Sebagai contoh system EBTANAS sebagai kendali mutu pendidikan harus dianggap normal dan perlu.
2. Ada beberapa standar yang dapat dicapai dan harus ditentukan dalam tujan
utamanya diantaranya :
1. Untuk memotifasi
2.  Untuk dijadikan patoakan guna membandingkan dengan prestasi. Sehingga dapat penulis ambil kesimpulan bahwa sebua pengawasan yang efektif dapat memotifasi selusuh anggota untuk mencapai prestasi dan tujuan organisasi.
3. Pengawasan hendaknya di sesuaikan dengan sifat dan tujuan sertakebutuan organisasi.
4. Banyaknya pengawasan harus dibatasi, karena bila terlalu sering dan terlalu ketat maka bisa menimbulkan presepsi bahwa pengawasan tersebut adalah pengekangan.
5. System pengawasan harus fleksibel, yang dapat menunjukan kapan dan dimana tindakan korektif tersebut harus dilakukan
6. Pengawasan hendaknya mengacu pada tindakan perbaikan, yang tidak hanya menunjukan penyimpangan dari standar yang ada tetapi juga menyediakan alternative perbaikan dan menentukan tindakan perbaikan.
7. Pengawasn hendaknya mengacu pada tindakan pemecahan masalah.

Dari tujuan kondisi tersebut diatas kesemuanya harus diperhatikan ketika kita hendak melakukan pengawasn agar dapat berjalan dengan baik dan didukung oleh semua karyawan yang ada dan yang berkerja dalam organisasi sekolah atau perusahaan tersebut. Yang paling penting
pengawasan harus dilakukan oleh unit organisasi yang independen (berdiri sendiri) yang terdiri dari para orang-orang yang propesional dan sanggup memberikan saran, jalan keluar dan pemecahan masalah baik yang bersifat koreksi maupun yang bersifat pencegahan. Pengawasan
sedikitnya dilakukan dua kali dalam setahun agar muda mengkoreksi semua penyimpangan dengan mudah.







BAB III
KAJIAN EMPIRIS
3.1 PENGAWASAN MUTU PADA PROSES PEMBUATAN LOIN TUNA DI PT LAUTAN NIAGA JAYA
PT. Lautan Niaga Jaya berada di komplek Pelabuhan Perikanan Samudra Jakarta (PPSJ) biasa dikenal dengan sebutan kawasan Fishing Port yang beralamatkan di Jalan Muara Baru Ujung Blok B No. 168, Kelurahan Penjaringan, Kecamatan Penjaringan, Jakarta Utara. Lokasi perusahaan dinilai sangat strategis jika dilihat dari beberapa faktor yang dapat dipertimbangkan dalam pemilihan lokasi.
Dalam tiap tahapan proses selalu dilakukan pengawasan oleh seorang quality control yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing tergantung pada proses yang diawasi. Selain itu pengawasan terhadap sanitas dan higiene juga dilakukan pada tiap tahapan proses.
Adapun pengawasan yang dilakukan di PT. Lautan Iaga Jaya pada tiap
tahapan proses, yaitu:
a. Penerimaan bahan baku
b. Pencucian I
c. Penyimpanan sementara
d. Pencucian II
e. Penimbangan I
f. Pemotongan
g. Pembentukan loin
h. Pembuangan daging hitam, kulit
i. Perapihan
j. Penimbangan II
k. Penambahan gas CO
l. Penyimpanan (chilling room)
m. Retouching (sortasi)
n. Pengemasan
o. Pemvakuman
p. Pembekuan
q. Penimbangan III
r. Pengepakan
s. Penyimpanan

















BAB IV
PEMBAHASAN
Tahap- Tahap Proses Pengawasan
Telah dijelaskan dari pengertian diatas bahwa,  tahapan proses pengawasan yaitu pengawasan standar, Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Pembandingan Pelaksanaan dengan Standard dan Analisa Penyimpangan, Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan. Maka tahap- tahap proses pengawasan yang dilakukan PT Lautan Niaga Jaya adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan bahan baku
Pengawasan yang dilakukan ialah pengawasan pembongkaran, pengawasan proses pembongkaran dilakukan oleh quality control saat proses pembongkaran sedang berlangsung di ruang penerimaan dengan cara mengawasi secara langsung pada karyawan yang melakukan proses pembongkaran. Hasilnya ialah proses pembongkaran yang dilakukan secara baik dan cepat dan ikan tersebut tidak mengalami kerusakan baik pada bagian kulit maupun tekstur.
Pengawasan pada peralatan yang digunakan untuk pembongkaran, untuk pengawasan peralatan yang digunakan pada proses pembongkaran dilakukan oleh quality control sebelum proses pembongkaran dimulai. Pengawasan tersebut dilakukan dengan cara melakukan pengecekan secara langsung kebersihan terhadap peralatan yang ada diruang penerimaan yang akan digunakan untuk proses pembongkaran. Hasilnya, alat yang digunakan untuk pembongkaran berupa ganco yang terbuat dari bahan stainless stell yang telah bersih dan tidak menyebabkan kontaminasi karena sebelumnya telah diberi alkohol oleh karyawan sebelum dilakukan pembongkaran.
a. Pencucian I
Pengawasan yang dilakukan pada tahapan pencucian I ini meliputi pengawasan terhadap suhu air yang digunakan untuk proses pencucian I dilakukan oleh seorang quality control di ruang penerimaan sebelum proses pembekuan dimulai. Hasil dari pengecekan suhu yang dilakukan kemudian dicatat pada form daily record of temperatur control. Dalam hal ini quality control melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap suhu secara periodik dengan menggunakan thermometer digital dengan cara meletakkan alat dibagian mulut selang ketika air di alirkan. Hasilnya, suhu air yang digunakan untuk proses pencucian I tidak lebih dari 17oC. dan kualitas air yang digunakan Untuk pengawasan kualitas air yang digunakan untuk proses pencucian I seorang quality control melakukan pengambilan sampel air yang digunakan pada tiap-tiap sumber air (pada selang) yang ada di dalam ruang penerimaan dan proses ketika proses pembekuan sedang berlangsung. Untuk pengawasannya secara periodik dicek kandungan E-coli dan TPC-nya oleh pihak perusahaan setiap satu minggu sekali, dan setiap enam bulan sekali diuji oleh Balai Laboratorium Pengujian Mutu Hasil Perikanan (BLPMHP). Hasilnya, air yang digunakan untuk proses pencucian memiliki jumlah mikroba tidak melebihi batas sesuai yang ditentukan oleh perusahaan.
b.  Penyimpanan sementara
Pengawasan yang dilakukan pada tahapan ini meliputi cara peletakkan
pada bak penyimpanan sementara. Pengawasan cara peletakkan dilakukan oleh seorang quality control di dalam ruang penerimaan ketika bahan baku masuk ke perusahaan. Hal yang dilakukan yaitu mengawasi bagaimana cara peletakkan ikan yang baik pada bak penyimpanan sementara yaitu dengan cara ikan yang telah dilakukan pencucian I di tarik menggunakan ganco yang terbuat dari bahan stainless steel agar tidak terjadi kerusakan pada ikan. Hasilnya, ikan yang dilakukan penyimpanan memiliki tingkat kesegaran yang baik, bau yang segar dan tekstur yang padat dan kompak.
c. Pencucian II
Proses pencucian II ini tidak jauh berbeda dengan proses pencucian I baik mengenai pengawasannya maupun teknik pelaksanaanya.
d.  Penimbangan I
Proses pengawasan yang dilakukan pada tahapan penimbangan ini adalah pengawasan pada ketepatan dan keakuratan timbangan. Pengecekan keakuratan alat timbang biasanya dilakukan oleh quality control setiap hari sebelum proses dimulai. Untuk pengkalibrasian alat timbangan disini dilakukan dengan cara eksternal, dimana pengkalibrasian dilaksanakan setiap enam bulan sekali oleh BPSMB (Balai Pengujian Sertifikasi Mutu Barang). Hasil dari pengawasan yang dilakukan pada tahap ini ialah bahan baku yang ditimbang memiliki jumlah berat yang sesuai dengan jumlah yang ada pada nota pembelian dari supplier.
e. Pemotongan
Pengawasan disini ditekankan pada hasil dari pemotongan. Pemotongan dimulai dari bagian bawah tutup insang kemudian ditarik sampai dengan ata sampai belakang bagian atas tutup insang dan dilakukan perlakuan yang sama pada sisi lainnya. Selanjutnya kepala ikan tuna ditarik ke atas hingga kepala ikan tuna terpisah dari badannya. Setelah itu ikan tuna tanpa kepala difillet.
f.  Pembentukan loin
Proses pengawasan yang dilakukan pada tahapan pembentukan loin ini. Pengawasan cara pembentukan loin ini dilakukan di dalam ruang penerimaan pada saat proses sedang berlangsung oleh quality control dan sesekali dilakukan pengawasan juga oleh manajer produksi. Proses pembentukan loin yang benar sesuai dengan ketentuan perusahaan adalah yang dilakukan pertama ialah membelah ikan menjadi empat bagian. Pertama-tama daging ikan setelah difillet dibelah sampai terlepas dari tulang dan duri, selanjutnya pada bagian tengah tepat pada gurat sisi sehingga daging ikan akan terbelah menjadi dua bagian, kemudian dilakukan hal yang sama pada sisi lainnya. Hasilnya, loin terbentuk menjadi empat bagian serta telah sesuai dengan ketentuan perusahaan.
g.  Pembuangan daging hitam, kulit
Proses pengawasan yang dilakukan pada tahapan ini adalah cara pembuangan daging hitam dan kulit. Pengawasan hasil dari pembuangan daging hitam dan kulit dilakukan di dalam ruang penerimaan oleh quality control dan sesekali dilakukan pengawasan juga oleh manajer produksi. Proses pengawasan yang dilakukan pada tahap pembuangan daging hitam dan kulit ini ialah untuk mendapatkan bentuk daging yang rapi dan bebas dari tulang, daging hitam (dark meat) dan kulit serta terhindar dari kontaminasi bakteri patogen. Hasilnya, bahan baku yang telah dilakukan proses tidak ditemukan daging hitam dan kulit yang yang masih menempel pada daging.
h. Perapihan
Pengawasan yang dilakukan meliputi proses perapihan atas potongan daging setelah dilakukan proses pengulitan dan penghilangan daging hitam serta tulang yang terdapat pada ikan. Pengawasan yang dilakukan meliputi proses perapihan atas potongan daging setelah dilakukan proses pengulitan dan penghilangan daging hitam serta tulang yang terdapat pada ikan. Pengawasan mengenai cara perapihan yang benar ialah perapihan dilakukan dengan cepat dan saniter dan tulang, daging hitam, dan kulit yang masih tersisa pada loin dibuang.
i. Penimbangan II
Pada tahapan penimbangan II ini tidak jauh berbeda dengan penimbangan I dilakukan pengawasan mengenai ketepatan dan keakuratan dari timbangan.
j. Penambahan gas CO
Pengawasan pada tahapan ini yaitu mengawasi penanganan pada proses ini, bagaimana cara pemberian gas CO tersebut, kadar gas CO yang diberikan. Pengawasan dilakukan oleh seorang quality control yaitu mengawasi penanganan pada proses ini, bagaimana cara pemberian gas CO tersebut dan peletakkan ikan pada keranjang agar tidak terjadi kemunduran mutu daging. Mengenai pengawasan cara penambahan gas CO yang ada diperusahaan ialah daging dikeluarkan dari plastik kemudian jarum smoke ditusukkan sebanyak 25 kali pada tiap sisi daging loin dan setelah itu dimasukkan kembali ke plastik dan ditambah gas CO dengan semprot biasa. Kadar yang gas CO yang disuntikkan yaitu 99,6%. Hasilnya, daging yang telah dilakukan penambahan gas CO memiliki warna daging menjadi lebih terang, mengkilat dan tahan lama.
k. Penyimpanan (chilling room)
Pengawasan pada tahapan ini yaitu suhu penyimpanan yang digunakan, tempat yang digunakan untuk penyimpanan. Pengawasan suhu dilakukan oleh quality control yaitu suhu penyimpanan yang digunakan untuk penanganan agar tidak terjadi kemunduran mutu. Pengawasan suhu dilakukan dengan cara melakukan pengecakan terhadap thermometer yang terpasang di dinding bagian depan ruang penyimpanan (chilling room).
l. Retouching (sortasi)
Pengawasan pada tahapan ini ialah penentuan size yang dilakukan secara manual oleh karyawan. Dalam melakukan pengawasan penentuan size loin seorang quality control berpedoman pada ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hasilnya, produk loin yang dilakukan proses sortasi memiliki berat yang sesuai dengan size loin tersebut.
m. Pengemasan
Pengawasan pada tahap ini ialah pengawasan terhadap bahan pengemas yang akan digunakan. Pengawasan dilakukan oleh quality control yang terlebih dahulu harus mengecek kondisi bahan pengemas yang digunakan. Quality control memastikan bahan pengemas yang akan digunakan harus masih dalam keadaan utuh, tidak robek atau dalam keadaaan rusak, selain itu harus dicek pula jenis bahan pengemas yang akan digunakan mengingat jenis bahan pengemas yang ada bermacam-macam tergantung jenis merk dari permintaan buyer. Hasilnya, kemasan yang digunakan dalam keadaan baik, tidak robek dan tidak mencemari produk yang dikemas
n. Pemvakuman
Pengawasan dilakukan pada proses ini ialah peralatan yang digunakan. Untuk pengawasan peralatan yang digunakan pada proses pemvakuman dilakukan oleh seorang quality control. Sebelum digunakan terlebih dahulu dilakukan pengecekan kebersihan terhadap peralatan yang akan digunakan untuk pemvakuman. Hasilnya peralatan yang digunakan untuk proses pemvakuman telah bersih karena sebelum digunakan terlebih dahulu dilakukan pembersihan dilakukan penyemprotan alkohol untuk membunuhbakteri yang ada.
o. Pembekuan
Pengawasan yang dilakukan yaitu suhu pembekuan. Pengawasan suhu pada saat pembekuan dilakukan oleh seorang quality control. Pengawasan yang dilakukan oleh QC yaitu mengawasi suhu yang digunakan selama proses pembekuan berlangsung dengan cara melihat alat pengukur suhu (thermometer) yang terdapat pada dinding bagian depan ruang pembekuan.Hasilnya, suhu yang digunakan untuk proses pembekuan berada dalam pengawasan quality control sesuai dengan standar perusahaan yaitu -40oC.
p. Penimbangan III
Pada tahapan penimbangan III ini pengawasan yang dilakukan tidak berbeda jauh dengan penimbangan I dan II.
q. Pengepakan
Pada proses pengepakan di dalam master carton ini, hal-hal yang perlu dilakukan pengawasan adalah bahan master carton yang digunakan.Pengawasan tersebut dilakukan oleh seorang quality control sebelum proses pengepakan berlangsung dengan cara melihat secra langsung kondisi bahan master carton yang digunakan untuk pengepakan agar melindungi produk dari kontaminasi dan kerusakan selama transportasi. Hasilnya, produk yang dilakukan pengepakan terlindungi dari kontaminasi dari luar dan kode yang tercantum sesuai dengan master carton yang telah ditentukan.
r. Penyimpanan
Pengawasan pada proses penyimpanan ini yaitu suhu. Pengawasan suhu dilakukan oleh seorang quality control bagian penyimpanan dan dilakukan pada saat proses penyimpanan berlangsung dengan cara melihat alat pengukur suhu (thermometer) yang terdapat pada dinding bagian depan ruang penyimpanan. Hasilnya, suhu yang digunakan untuk proses penyimpanan berada dalam pengawasan quality control sesuai dengan standar perusahaan yaitu -26oC.
Dari hasil pembahasan yang ditulis, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan bahwa pada umumnya sistem pengawasan pada proses pembekuan dari setiap tahapan sudah dilaksanakan dengan baik, akan tetapi masih terdapat sedikit penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan pada proses itu sendiri. Berdasarkan kesimpulan diatas maka saran yang dapat diberikan ialah PT. Lautan Niaga Jaya harus selalu memberikan pengertian, bimbingan maupun informasi secara kontinyu kepada setiap karyawan yang bertugas yang kurang sadar dan belum mengerti tentang prosedur yang harus dipatuhi, sehingga dengan tindakan seperti itu sedikit demi sedikit karyawan akan mengerti dan sadar tentang peraturan yang ada, baik dalam hal pelaksanaan proses produksi maupun dalam menerapkan sanitasi dan higienis karyawan.









Daftar Pustaka
T. Hani Handoko, Manajemen, BPFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta,1986.
M. Manulang, Dasar-Dasar Manajemen, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 2001.
Siagian, Sondang P, Fungsi-Fungsi Manajerial, Bumi Aksara, Jakarta, 1989.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar